I 2018 kommer den nye persondataforordning, der også går under ordet GDPR. Et meget indflydelsesrigt buzzword, som du bør være yderst opmærksom på i den kommende periode. Det er sådan at den nye forordning, kommer til at have enorm indflydelse på hvordan du håndterer kontrakter i din virksomhed. Derfor bliver kontraktstyring også et essentielt værktøj for enhver erhvervsdrivende.
Persondataforordningen kan for manges vedkommende være meget uoverskuelig og ukonkret begreb, at skulle tage stilling til. Det er dog en EU-forordning, som du bør holde dig ajour med, da dets formål er at styrke og harmonisere beskyttelsen af personoplysninger. Den kommer til at afløse databeskyttelesdirektivet, der er gennemført af persondataloven.
Beskyttelse af følsomme personoplysninger bliver derfor vitalt for enhver virksomhed at tage stilling til, da der ligeledes kan forekomme sanktioner ved overtrædelse.
Ifølge Wikipedia kan der blive pålagt op til 20.000.000 Euro eller op til 4 % af forrige regnskabsårs totale årlige omsætning på verdensbasis.
Heldgivis findes der kontraktstyringsværktøjer, som kan hjælpe dig med at overholde den nye persondate forordning, der tiltræder i maj 2018.
Kontraktstyringssystem software
COMAsystem er et brugervenligt og intuitivt online kontraktstyringssystem, hvor du har mulighed for let, at kunne danne et overblik over dine kontrakter, indkøbsaftaler og andre dokumenter, som du bør have styr på. Deres software er endvidere udviklet til at overholde persondataforordningen i forhold til sikker og ansvar opbevaring af persondata. Du kan derfor allerede nu komme den nye EU-forordning i forkøbet inden, at det er for sent.
Derudover vil COMAsystems kontraktstyringsværktøj også hjælpe dig med at spare på dine omkostninger. Når du har opsat kontraktstyring vil du nemlig automatisk få notifikationer om fx kontraktudløb, så det utænkelige aldrig sker. Ydermere vil du som sagt få et fortrinligt overblik, som gør dig i stand til at udpege områder, hvor kontraktaftaler kan forbedres.
Der findes 4 overordnet moduler i COMAsystem
Købskontrakter
Det første er deres modul for købskontrakter, som hjælper dig med at samle alle dine leverandøraftaler ét sted. Det er let at tilføje vigtige data på den enkelte kontrakt som fx leverandørdata, betingelser, genforhandlingstidspunkt, pdf filer eller mailkoresspondancer.
Det er genialt fordi jeres kontraktansvarlig vil spare en del ressourcer ved at have alle kontrakter let tilgængelig.
Salgsaftaler
Her kigger vi på næste led i jeres supply chain, hvor kunden er i fokus. I dette modul kan du let samle alle jeres kontrakter og aftaler i forbindelse med salg til kunder. Vigtige oplysninger som fx kundedata og ligeledes betingelser, opsigelse, genforhandling osv.
Serviceaftaler
Det tredje modul gør det muligt, at samle jeres servicekontrakter og aftaler. Det kunne fx være en konsulentaftale.
Personaledata
Dette er måske den vigtigste, da sikker opbevaring af vores medarbejder kontrakter og dokumenter oftest ryger i glemmekassen. Det er vigtigt ift. den nye persondataforordning, at ansættelseskontrakter mm., bliver opbevaret fortroligt og sikkert, som COMAsystem kontraktstyringsværktøj heldigvis kan være behjælpelig med.
Som du nok kan se, er der mange ting, som du skal tage stilling til i forbindelse med den nye EU-forordning GDPR. Heldigvis findes der mange forskellige værktøjer derude til kontraktstyring og dokumenthåndtering, som du bør tage et kig på. Der er mange penge at spare ved en lille investering.
Har du kendskab til et andet værktøj, som jeg burde høre mere om, så må du meget gerne skrive til mig på info@mrwilms.dk